Etika Profesi Sekretaris

A.    Pengertian Etika
Etika berasal dari kata latin “Ethicus” , dalam bahasa Yunani disebut “Ethicos” yang berarti kebiasaan. Dalam bahasa Indonesia etika atau eetik (Ethics) disebut kesusilaan yang mengandung arti:1.      Norma (kaidah), peratiran hidup, perintah
2.      Menytakan keadaan batin terhadap peraturan hidup.
Maksudnya: sikap keadaban, sika batin, perilaku, sopan santun.Etika berasal dari kata Perancis: Etiquette , yang berarti kartu undangan, yang pada awalnya, biasa dipakai oleh raja-raja Perancis bila mengadakan pesta. Dewasa ini etiket lebih menitik beratkan pada cara berbicara yang sopan, cara duduk, menerima tamu dan sopan santun lainnya.
Dua istilah yaitu etika dan etiket, dalam kehidupan sehari-hari kadang-kadang diartikan sama, dipergunakan silih berganti. Kedua istilah tersebut memang hampir sama pengertiannya, hanya dalam hal titik berat penerapan atau pelaksanaannya yang berbeda.Etika mempersoalkan bagaimana manusia harus bertindak.Etika Sekretaris adalah:Norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, ukuran-ukuran yang diterima dan ditaati oleh sekretaris, yang berupa peraturan-peraturan atau hal-hal yang sudah merupakan kebiasaan (yang baik), dan dianggap sudah diketahui dan perlu atau harus dilaksanakan. Atau dapat dikatakan bahwa:Etika Sekretaris adalah:Kebiasaan yang baik atau peraturan-peraturan yang diterima dan ditaati oleh sekretaris, yang kemudian mengendap menjadi normatif.Seorang sekretarsi perlu memahami etika, agar sekretars mengetahui dan menjalankan perilaku, sebab perilaku yang baik bukan penting bagi sekretaris saja tetapi juga penting bagi orang lain dan bagi masyarakat luar. Singkatnya etika disebut juga tata sopan santun.
Etika sekretaris dalam kontak kedinasan hendaknya mempunyai prinsip loyalitas tinggi, yang berarti termasuk juga rasa tanggung jawab yang besar. Oleh karena itu, nilai loyalitas dan tanggung jawab besar manfaatnya demi terselesaikannya tgas yang dihadapi sekretaris. Budi bahasa yang baik, saling menghormai, akan menjadi keselarasan kerjasama, meningkatkan efisiensi dan suasana yang menyenangkan di tempat kerja. B.     Pengertian Profesi
Profesi-          Pekerjaan daripadanya didapatkan nafkah untuk hidup
-          Pekerjaan yang dikuasai karena pendidikan keahlian
Profesionalisme-          Bersifat profesi
-          Memiliki keahlian dan keterampilan karena pendidikan dan latihan
-          Memperoleh bayaran karena pekerjaan itu
 C.    Pengertian Sekretaris
Menurut Sutarto (1989), yang mengutip dari beberapa pendapat ahli tentang pengertian seorang sekretaris, yang telah diterjemhkan dalam bahasa Indonesia, yaitu :1.      Pendapat H.W.Fowlet dan F.G. Fowlet, sekretaris adalah:
-          Orang yang bekerja pada orang lain, untuk membantu pekerjaan korespondensi, pekerjaan menulis, mendapatkan informasi, dan masalah-masalah rahasia lainnya.
-          Pegawai yang ditunjuk masyarakat atau perusahaan atau perserikata untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.
-          Sebutan seorang menteri yang mengepalai Kantor Pemerintahan di Amerika Serikat dan Vatikan
   2.      Pendapat Alvina Treut Burrows CS., sekretaris adalah:
-          Seseorang yang menulis surat dan memelihara warkat-warkat untuk orang, perusahaan dan lain-lain
-          Pegawai Pemerintah yng mengepalai suatu departemen
-          Sebuah meja Tulis
3.      Pendapat C.L Bernhart, sekretaris adalah
-          Seorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat dan lain-lain untuk perseorangan atau organisasi
-          Seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan mempimpin suatu departemen pemerintah tertentu, misalnya : Menteri Luar Negeri
-          Sebuah perabot untuk dipakai sebagai meja tulis
-          Sebuah meja dengan rak buku diatasnya
 4.      Pendapat Jess Stein, Sekretaris adalah
-          Seorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat dan lain-lain untuk perseorangan atau organisasi
-          Seorang pegawai yang mengepalai departemen pemerintahan
-          Sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis
 D.    Etika Sekretaris
Etika Sekretaris adalah norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, ukuran-ukuran yang diterima dan ditaati oleh sekretaris, yang beruoa peraturan-peraturan atau ha-hal yang sudah merupakan kebiasaan (yang baik) dan dianggap sudah diketahui dan perlu atau harus dilaksanakan.Atau dapat juga dikatakan bahwa:Etika Sekretaris adalah kebiasaan yang baik atau peraturan yang diterima dan ditaati oleh sekretaris, yang kemudian mengendap menjadi normatif.Seorang sekretaris perlu memahami etika, agar sekretaris mengetahui dan menjalankan perilaku, sebab perilaku yang baik nukan penting bagu sekretaris saja, tetapi juga penting bagi orang lain dan bagi masyarakat luar.
Singkatnya etika juga disebut tata sopan santun. Etika sekretaris dalam konta kedinasan hendaknya mempunyai prinsip loyalitas tinggi, yang berarti termasuk juga rasa tanggung jawab besar manfaatnya demi terselesaikannya tugas yang dihadapi sekretaris. Budi bahasa yang baik, saling menghormati, akan menjamin keselarasan kerjasama, meningkatkan efisiensi dan suasana yagn menyenangkan di tempat kerja. E.     Sekretaris Profesional
Sekretaris Profesional yang benaar-benar ahli dalam bidangnya, keahlian dalam bidang tertentu diperoleh dari hasil pendidikan dan pelatihan / hasil mengikuti program / pengalaman secara khusus dalam pekerjaan / bidang tertentu.Ciri-ciri Sekretaris Profesional-          Memiliki keahlian khusus
-          Merupakan panggilan hidup
-          Memiliki teori baku secara universal
-          Mengabdikan diri untuk masyarakat dan bukan untuk diri sendiri
-          Dilengkapi kecakapan diagnostik dan kompetisi aplikatif
-          Memiliki otonomi dalam melaksanakan pekerjaannya
-          Mempunyai kode etik
-          Mempunyai klien jelas
-          Mempunyai organisasi profesi kuat
-          Memunyai hubungan dengan profesi pada bidang lain.
Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, setiap individu khususnya sekretaris dapat berupaya menerapkan ciri/kriteria profesionalisme dalam melaksanakan pekerjaannya dan berupaya menjadi atau dapat mewujudkan sekretaris profesional.
 F.     Etika Menerima Tamu
Menurut Sedarmayanti (1997), etika sekretaris dalam menerima tamu adalah sebagai berikut:-          Bersikap sopan dan ramah
-          Berkepribadian menarik
-          Bijaksana
-          Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang organisasi tempatnya bekerja serta pengetahuan lainnya.
Menurut Ursula Ernawati (2003), etika sekretaris dalam menerima tamu kantor, adalah:-          Berpenampilan rapi, bersih dan segar
-          Berprilaku sopan dan ramah
-          Ekspresi wajah yang hangat
-          Menghafal nama tamu
-          Senang bergaul dan luwes
-          Menjadi pendengar yang baik
-          Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek, seperti menggigit kuku
-          Bersikap hormat kepada tamu
-          Memiliki semangat kerja yang tinggi
-          Nada suara yang enak dan jelas
-          Tenang dan menangani complain secara profesional
-          Tidak menginterupsi pembicaraan tamu
-          Tulus melayani tamu
 G.    Etika Berkunjung Ke Kantor
Persiapkan terlebih dahulu segala sesuatu yang akan dibicarakan pada kunjungan anda-          Sebaiknya membuat janji terlebih dahulu
-          Perkenalkan diri anda kepada resepsionis dan katakanlah keperluan anda
-          Berikan kartu nama bisnis anda
-          Menunggu dengan sopan dan sabar. Tidak merokok, menyelesaikan pekerjaan, membaca novel, berbicara dengan suara keras, menunjukan kegelisahan, membaca surat yang tergeletak di meja tunggu.
-          Handphone dan alat komunikasi dalam posisi off pada waktu pembicaraan berlangsung
-          Perkenalkan diri anda sekali lagi kepada orang yang anda temui
-          Berjabat tangan dilakukan pada awal dan di akhir pertemuan atau kunjungan anda
H.    Tata Sopan Santun
Dalam rangka menerapkan tata sopan santun, ada beberapa hal yang perlu dipahami, antara lain:1.      Dalam hal ketepatan waktu, sekretaris wajib memberi perhatian terhadap ketepatan waktu. Bila pimpinan mengalami keterlambatan dalam mene[ati janjinya, maka sekretaris harus meneleon pihak yang menunggu untuk minta maaf atau memberitahu pimpinannya terlambat
2.      Bila isteri pimpinan atau wanita yang telah berumur berkunjung ke kantor, sebaiknya berdiri untuk menyapanya guna menunjukkan rasa hormat kepadanya.
3.      Beberapa hal yang harus dihindari oleh ekretaris di tempat kerja antara lain adalah:
-          Sering tidak hadir dengan alasan yang tidak tepat. Hal ini kan mengganggu sesama pegawai/rekan, karena akan terpaksa mengambil alih pekerjaan sekretaris. Selain memberi kesan yang kurang baik dari seluruh pihak.
-          Membicarakan atau membocorkan rahasia perusahaan dengan sengaja atau tidak sengaja
-          Menggunakan telepon milik perusahaan untuk kepentingan pribadi, kecuali bila perlu
-          Terlalu sering menerima tamuj pribadu
-          Sering memperpanjang waktu yang telah ditetapkan untuk waktu makan siang/istirahat
-          Mengemukakan keluhan yang tidak tepat saluran maupun isi keluhannya
-          Memberi kritik terhadap pihak lain dihadapan pegawai lainnya.
-          Pinjam meminjam uang maupun perlengkapan dari pihak lain, kecuali keadaan mendesak
-          Ramah yang berlebihan, pada waktu menegur bila kebetulan bertemu. Tidak khusus mencari teman untuk berbicara (ngobrol)
-          Menerima esuatu atau hadiah yang oleh pimpinan dianggao tidak pada tempatnya.
  
 I.       Syarat Kepribadian
Kepribadian seorang sekretaris adalah seluruh perbuatan sekrearis menyangkut kemampuan dan kebiasaan yang tercermin dalam tingkha laku selama bekerja. Kepribadian yang dibutuhkn untuk seorang sekretaris, yaitu:1.      Loyalitas
2.      Perasaan yang berwujud kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaan sehingga memiliki, menjaga nama baik, dan jika perlu membela organisasi.
3.      Ketekunan dan kerajinan, mempengaruhi proses penyelesaian pekerjaan kantor yang berangkai
4.      Kesabaran
5.      Ulet dan pantang putus asa dalam tugas pelayanan terhadap pekerjaan operasional yang selalu membutuhkna bantuan informasi dan administrasi dari sekretaris
6.      Kerapihan pekerjaan dan penampilan diri
7.      Dapat menyimpna rahasia
8.      Sekretaris membantu dan menyimpan rahasia pimpinan terutama terhadap perusahaan pesaing
   Daftar Pustaka Herlambang, Susatyo. 2014. Management Kesekretariatan, Yogyakarta: Gosyen PublishingSedarmayanti. 2014. Tugas dan Pengembangan Sekretaris Profesional untuk Meraih Keberhasilan, Bandung: CV. Mandar Maju